Informations pour les exposants
Les exposants ayant déjà participé à l’événement ont la priorité pour renouveler leur inscription d’une année à l’autre. Nous avons pris cette décision pour les remercier d’avoir cru en l’événement à ses débuts et de l’avoir soutenu au fil des années.
Pour les nouveaux exposants, la première étape est de remplir le formulaire d’inscription. Assurez-vous de bien répondre à toutes les questions et de fournir des photos de vos produits (en respectant la limite de taille de fichiers).
Notre équipe évalue ensuite chaque candidature pour leur attribuer une note basée sur les critères de sélection énumérés au point suivant. Les exposants ayant obtenu la note de passage sont placés sur une liste d’attente. Lors du renouvellement annuel au printemps, certains exposants de la liste d’attente sont contactés pour participer au MNAQ, selon le nombre de places qui se libèrent.
La sélection ne se fait pas en ordre d’inscription mais plutôt par pertinence pour remplacer les kiosques qui se libèrent. Le but est de maintenir une offre variée et d’éviter d’avoir trop d’exposants offrant des produits similaires.
Les inscriptions de nouveaux exposants au Marché de Noël allemand de Québec sont évaluées sur 10 points :
Originalité : Les exposants doivent proposer des produits uniques, originaux et novateurs. Les produits artisanaux ou fabriqués à la main primes toujours sur les cadeaux produits en série.
Qualité : Les produits offerts doivent être de grande qualité. Cet aspect est évalué en se basant sur les photos fournies avec le formulaire, sur le site web et sur les médias sociaux de l’exposant. Les produits de faible qualité fabriqués en Chine ne sont pas souhaitables pour le MNAQ.
Attrait pour la clientèle : Les produits proposés doivent répondre de manière appropriée aux besoins, aux goûts et aux attentes de la clientèle grand public de l’événement.
Éco-responsabilité : Les produits, les emballages et les pratiques de l’exposant doivent être en accord avec la vision de développement durable prônée par le MNAQ.
Prix des produits : Les exposants doivent offrir une variété de produits, idéalement dans différentes gammes de prix, afin de répondre aux attentes des différentes clientèles. Les produits doivent également avoir un bon rapport qualité-prix.
Notoriété : La réputation et la notoriété de l’exposant et de ses produits peuvent être prises en compte afin de déterminer la crédibilité de la candidature.
Entreprise locale ou québécoise : Un des points clés de la mission du MNAQ est de faire découvrir des artisans et des entreprises de la grande région de Québec, ainsi que des exposants du reste de la province.
Inventaire : L’exposant doit posséder un inventaire suffisant ou avoir la capacité de production nécessaire pour réapprovisionner son kiosque pendante toute la durée de l’événement. Les kiosques ne doivent jamais être fermés par manque d’inventaire pendant le MNAQ.
Logistique et opérationnel : L’exposant doit avoir le personnel nécessaire pour être en mesure d’ouvrir et de gérer son kiosque pendant toute la durée de l’événement. Les kiosques ne doivent jamais être fermés à cause d’un manque de personnel pendant le MNAQ.
Référencement : Les exposants potentiels ayant été recommandés par nos partenaires ou par nos exposants actuels gagnent des points dans notre grille d’évaluation.
Voici les coûts d’inscription pour l’édition 2025 du Marché de Noël allemand de Québec, selon la catégorie d’exposant (taxes et permis municipal* inclus).
EXPOSANTS RÉGULIERS
Artisanat québécois, canadien ou importé, et autres produits : 3453.48 $
Produits alimentaires, boissons, alcools et aliments emballés : 3799. 63 $
Produits alimentaires avec préparation et consommation sur place : 5194.43 $
Grand kiosque alimentaire avec préparation et consommation sur place : 10 378.03 $
EXPOSANTS DÉCOUVERTES ET ÉPHÉMÈRES (UNE FIN DE SEMAINE)
Kiosque pour 4 jours : 1200 $
Kiosque pour 5 jours : 1500 $
*Le permis municipal est obligatoire et inclus dans le prix. Aucune démarche n’est requise de la part de l’exposant, le Marché de Noël allemand de Québec s’en occupe.
Comme la sélection ne se fait pas par ordre chronologique d’inscription, vous pouvez compléter le formulaire d’inscription des exposants en tout temps.
Le renouvellement des inscriptions des exposants participants déjà au MNAQ se fait en mars. Selon les places libérées, les nouveaux exposants sont contactés à partir d’avril ou mai. Il arrive aussi que de nouveaux exposants soient contactés pendant l’été ou à l’automne si jamais des exposants inscrits annulent leur participation.
Oui, le Marché de Noël allemand de Québec propose des kiosques Découvertes où les exposants peuvent s’inscrire pour une seule fin de semaine. La participation dans un kiosque Découverte est limitée à deux éditions.
Après cette période, les exposants Découvertes ont la priorité lorsqu’un kiosque régulier se libère les années suivantes, s’ils souhaitent participer pour toute la durée du MNAQ. Ils peuvent aussi choisir de s’inscrire pour un kiosque Éphémère, un autre concept où la participation est limitée à une fin de semaine. Les kiosques Éphémères sont réservés aux exposants ayant déjà participé au MNAQ par le passé.
En cas de résiliation du contrat, les conditions suivantes s’appliqueront :
Le premier paiement correspondant à 50% du montant total payé à la signature n’est pas remboursable.
Si l’exposant a déjà payé le montant total de la location, seulement l’équivalent de 50% du montant total lui sera remboursé.
À partir du 1er octobre, aucun montant ne sera remboursé en cas de résiliation du contrat.
Il est toutefois possible pour l’exposant, sous certaines conditions, de trouver un remplaçant et de proposer sa candidature au promoteur. Le promoteur se donne le droit, selon ses propres critères d’évaluation et à sa discrétion, d’accepter ou de refuser le nouveau candidat.
Dans le cas où le promoteur accepte le remplaçant proposé, la procédure suivante s’appliquera :
- Le nouvel exposant doit acquitter la totalité des frais de location du kiosque
- Le promoteur doit recevoir une preuve de transaction de la part du nouvel exposant
- Le promoteur remboursera l’équivalent de 50% du montant total à l’ancien exposant, moins des frais administratifs de 150$.
Malheureusement non. L’emplacement des exposants est choisi par l’organisation du Marché de Noël allemand de Québec en fonction de plusieurs critères pour offrir aux visiteurs une expérience optimale. D’une année à l’autre, un exposant n’a aucune garantie sur son emplacement, et des changements peuvent survenir jusqu’au lundi précédent l’ouverture du MNAQ.
Les kiosques standards
mesurent 8 pieds (2,43 m) en largeur de façade par 6 pieds (1,83 m) de
profondeur.
Selon leur catégorie,
certains exposants ont la possibilité d’avoir un kiosque de 8’ x 8’ (2,43 m x
2,43 m) ou 12’ x 8’ (3,66 m x 2,43m). Ces kiosques aux dimensions hors-normes
sont disponibles en quantité très limitée et leur attribution est à la
discrétion de l’organisation.
La location du kiosque inclut deux prises électriques de 15 ampères. Vous devez vous assurer que vos besoins électriques ne dépassent pas la capacité des deux prises, car l’ajout de prises supplémentaires ne sera pas possible.
Vous devrez prévoir d’apporter obligatoirement :
- L’isolation pour votre kiosque
- L’aménagement (tablettes, boîtes, etc.) et la décoration intérieure de votre kiosque
- L’éclairage intérieur de votre kiosque
- Une chaufferette
- Un extincteur
- Un terminal de point de vente (TPV) *Il est fortement recommandé d’accepter les paiements par carte de crédit!
- Un cadenas
- Il est obligatoire de décorer l’intérieur de votre kiosque pour créer une ambiance de Noël et contribuer à l’image féérique du MNAQ. Soigner la décoration intérieure de votre kiosque attirera le regard et vous aidera dans la vente de vos produits. Il pourra être demandé aux exposants de modifier leurs décorations si le promoteur le juge nécessaire.
- L’installation de panneaux publicitaires ou d’étagères supplémentaires à l’extérieur du kiosque est interdite. La décoration extérieure des kiosques (éclairage de Noël, branches de sapin, etc.) est assurée par le promoteur.
- Aucun matériel n’est fourni pour l’affichage. L’affichage extérieur des pris ou des images des produits vendus peut se faire uniquement avec des panneaux en bois ou des ardoises et ne doit pas dépasser le comptoir. Les feuilles de papier plastifiées, les affiches en coroplaste ou les cartons ne sont pas permis.
- Il est obligatoire de recouvrir adéquatement et complètement le comptoir du kiosque afin de le protéger.
- Il est interdit d’ajouter une rallonge au comptoir pour augmenter la surface et permettre l’ajout de produits supplémentaires.
- Il est interdit d’installer un système de son diffusant de la musique à l’intérieur ou à l’extérieur du kiosque.
- Il est interdit d’installer un système d’éclairage extérieur.
- Réduire le plus possible sa production de déchets, incluant les déchets générés par les visiteurs qui achètent ou consomment ses produits.
- Accepter les plats, verres et tasses réutilisables apportés par la clientèle, une initiative encouragée par le MNAQ.
- Utiliser obligatoirement des matériaux réutilisables, recyclables ou recyclés.
- Ramasser et trier adéquatement ses matières résiduelles à la fin de chaque journée et les déposer dans les conteneurs prévus à cet effet.
- Éviter obligatoirement d’utiliser des contenants en styromousse et de vendre des bouteilles en plastique.
- Éviter d’utiliser le PLA (polymère biodégradable), parce qu’il n’est généralement pas accepté dans les installations de compostage et de recyclage.
- Fournir une poubelle visuellement adéquate et facilement identifiable pour la récupération des déchets après dégustation (si applicable). Les boîtes de carton ne sont pas acceptées comme poubelle. L’installation doit être faite sur le comptoir et de manière à résister au vent. L’exposant est responsable d’éviter le débordement du contenant et il doit veiller à la propreté de l’espace.
- Garder en tout temps le pourtour de son kiosque, incluant l’arrière, libre de tous détritus.
Oui. Des agents de sécurité patrouillent les sites de l’événement 7 jours sur 7, 24 heures par jour. Une assurance responsabilité civile d’une valeur de 2 millions de dollars est cependant obligatoire pour participer au Marché de Noël allemand de Québec.